Wie schreibe ich eine Rechnung?

Wer als freier Journalist arbeitet, muss für jeden Auftrag eine Rechnung schreiben. Aber wie geht das eigentlich?

Ihr habt gerade euer Praktikum abgeschlossen und die Redaktion beauftragt euch mit eurem ersten richtigen Text – und will euch sogar Geld dafür zahlen? Ihr schreibt neben dem Studium freiberuflich für die örtliche Tageszeitung, oder wollt nach dem Volo-Abschluss endlich in den Beruf starten? So oder so: Am Rechnung schreiben werdet ihr nicht vorbei kommen. Hier kommen die wichtigsten Tipps.

Mitglieder von next media makers e.V. bekommen von uns eine kostenlose Rechnungsvorlage zugeschickt mit vielen Tipps und Erklärungen. Hier findet ihr alles zur Mitgliedschaft.

Der Gesetzgeber schreibt vor, was auf die Rechnung muss

Eine Rechnung sollte natürlich vor allem eines sein: rechtlich zulässig. Die Anforderungen dafür stehen im Umsatzsteuergesetz (UstG). Genauer: Im Paragraf 14 – Ausstellung von Rechnungen. Damit ihr euch nicht durch die Paragraphen wühlen müsst, haben wir für euch das Wichtigste zusammengefasst.

Klar, euer Name und eure Anschrift muss auf jede Rechnung drauf, außerdem Name und Anschrift von derjenigen oder demjenigen, der euch den Auftrag gestellt hat (also z.B. der Verlag). Als zweites muss eure Steuernummer dort hin, alternativ auch eure Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Drittens ein Datum, an dem ihr die Rechnung stellt.

So weit, so gut. Jetzt kommt etwas Entscheidendes: Jede Rechnung braucht eine Rechnungsnummer. Das ist eine fortlaufende Nummer, die eure Rechnung zweifelsfrei identifiziert. Welches System ihr dabei benutzt, ist völlig egal. Hauptsache, ihr ändert euer System nicht mittendrin. Habt ihr also eure erste Rechnung mit 01 und eure zweite mit 02 beziffert, könnt ihr eure dritte nicht plötzlich 03/2021 nennen. Kapito?

Zuletzt fehlt auf eurer Rechnung noch die Art eurer Leistung und der Umfang. Zum Beispiel, für welchen Text, welche Produktion, welchen Zeitraum ihr gearbeitet habt. Auch ein Lieferdatum kann hier sinnvoll sein. Und natürlich – ganz wichtig – das Geld, was ihr dafür bekommt. Nutzt dafür das Wort “Gutschrift”. Gegebenenfalls noch den Steuersatz dazu (falls ihr z.B. Umsatzsteuer zahlt) oder der Hinweis, dass ihr davon befreit seid.

Drei weitere Punkte auf eurer Rechnung

Jetzt seid ihr rechtlich gesehen auf der sicheren Seite. Drei Punkte wollen wir euch zusätzlich ans Herz legen.

Schreibt eine kurze Anrede dazu, so etwas wie “Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit stelle ich Ihnen wie vereinbart folgenden Artikel in Rechnung”. Euch fällt schon was ein.

Zweitens ist eine Zahlungsfrist wirklich sinnvoll. Viele Verlage lassen sich (leider) sonst sehr lange Zeit.

Und drittens: Schreibt eure Bankverbindung auf, mit IBAN und BIC. Sonst kommt das Geld nie an. Und schreibt auch eure E-Mail oder Telefonnummer dazu, dann geht es bei eventuellen Rückfragen schneller.

Tipp: Schreibt eure Rechnungen auf eine Liste

Ein Prof-Tipp zum Schluss: Führt am besten eine Liste, wo ihr jeden Auftrag mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag auflistet. Und schreibt auch auf, wann eure Auftraggeber euch wie viel Geld überwiesen haben. So fällt euch sofort auf, wenn mal zu spät (oder zu wenig) überwiesen wird. Und für eure Steuererklärung ist das sowieso sinnvoll.

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Ihr seid immer noch verwirrt? Kein Problem, wir haben euch eine Rechnungsvorlage zusammengebastelt und dort alle wichtigen Punkte markiert und kommentiert. Wir stellen sie allen next media makers e.V. Mitgliedern zur kostenlos zur Verfügung. Worauf wartet ihr also noch: Werdet nexti-Mitglied! Und falls ihr schon lange dabei seid und keine Vorlage erhalten habt: Schreibt uns eien E-Mail an info [at] nextmediamakers.de