Wie man über seine Einnahmen den Überblick behält

Klar, die ersten drei Rechnungen könnt ihr gut im Blick behalten. Doch spätestens, wenn ihr regelmäßig als freie Journalist:innen arbeitet, müsst ihr wissen: Wann habt ihr für wen gearbeitet? Wie viel habt ihr verdient? Nexti-Mitglied Filipa erklärt euch ihre Methode, wie sie über ihre Einnahmen den Überblick behält.

Kurz vorweg: Die Methode ist natürlich nicht perfekt. Aber sie funktioniert. Sie hilft bei der Steuererklärung, warnt rechtzeitig vor einer drohenden Scheinselbstständigkeit und ist für das Wohlbefinden wichtig (das Gefühl, dass man nicht mehr durchsieht, ist schließlich wirklich nicht zu empfehlen). Die Überblicksmethode basiert – Überraschung – auf einer Excel-Tabelle.

Auf der linken Seite stehen in blau alle meine Aufträge, fein säuberlich untereinander geschrieben, sortiert nach ihrer Rechnungsnummer. Daneben stehen alle wichtigen Informationen, in je einer Tabellenspalte aufgeteilt. Ich fand bisher wichtig:

Das Rechnungsdatum – Wann habe ich die Rechnung gestellt? Den Auftraggeber – Für welchen Verlag, welche Redaktion habe ich gearbeitet? Den betreuenden Redakteur. Den Titel – Hier steht die Ausgabe des Magazins oder der Titel des Textes, den ich geschrieben habe. Der Umfang – Hier schreibe ich auf, wie viel ich gearbeitet habe, in Zeichen, Stunden oder Tagen – je nach Art des Auftrags. Und zuletzt die Summe, die ich in Rechnung stelle. Falls ihr umsatzsteuerpflichtig seid, schreibt daneben noch die UmSt (7%), sowie den Bruttobetrag.

In meiner Einnahmen-Überblicks-Tabelle stehen auch die Ausschüttungen der VG-Wort, das sind schließlich ebenfalls Einnahmen.

Neben der linken Seite der Tabelle ist eine weitere Spalte: »Gesamt laut Rechnung«. Dort steht zusammengerechnet die in Rechnung gestellte Gesamtsumme pro Jahr. Nach jedem Jahr kommt eine Leerzeile und das neue Jahr beginnt bei Null Euro. So habe ich jederzeit im Blick, ob ich an Umsatzsteuergrenzen stoße. Falls ihr umsatzsteuerverplichtet seid, führt dazu einfach eine weitere Spalte neben der Nettosumme. So habt ihr es jederzeit übersichtlich für das Finanzamt parat.

Nun zum rechten Teil der Tabelle. In Spalten steht dort in grün zu jeder Rechnungsnummer:

Welche Summe wurde tatsächlich auf mein Konto überwiesen? Wann ist die Summe auf meinem Konto eingegangen? Welchen Verwendungszweck trug die Überweisung? Und gab es einen Gutschriftszettel vom Verlag – denn einige Verlage verschicken per Post oder Mail eine Bestätigung der Überweisung.

Auch neben der rechten Seite der Tabelle gibt es eine weitere Spalte: »Gesamt laut Überweisungen«. Sie sollte identisch mit der »Gesamt laut Rechnung«-Spalte sein. Ist sie das nicht, wurden Rechnungen (noch) nicht bezahlt, gab es Doppelt- oder Falschbuchungen. Da muss ich dann nachfragen, bei der richtigen Redaktion beim richtigen Redakteur (gut, dass ich alles aufgeschrieben habe). Alle »Gesamt«-Felder lasse ich übrigens Excel rechnen, so entsteht kein Rechenfehler.

Ganz unten, ganz rechts gibt es ein letztes Feld. Es heißt »Gesamt gesamt«. Es zählt alle Einnahmen zusammen, die ich seit Beginn meiner freien Arbeit gesammelt habe, von allen Jahren. Dieses Feld bringt niemandem etwas. Nur mir selbst. Es ist schließlich ein verdammt gutes Gefühl, auf seine gesammelte Arbeit zu blicken!

Und wie macht ihr euch einen Überblick über eure Einnahmen? Schreibt uns gern eine E-Mail. Gute Tipps ergänzen wir hier gern (anonym oder mit Namen, ganz nach eurem Wunsch!).